SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SUPER MARKET

UNIVERSITAS INDONESIA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

PROGRAM VOKASI

BIDANG STUDI ILMU ADMINISTRASI

PROGRAM STUDI PERPAJAKAN

TUGAS AKHIR LABKOMP

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SUPER MARKET

Oleh :

RIO AJI SUTRISNO / 1006781750

SARIFAH RAGUAN / 1006781763

SATRIA DHANTHES / 1006781776

SETYORINI / 1006781782

SUSAN ANANDA PUTRI / 1006781795

Sebagai salah satu komponen penilaian mahasiswa

Depok

2010

                                                                      KATA PENGANTAR

     Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penyusunan makalah ini dapat diselesaikan.

     Makalah ini disusun untuk diajukan sebagai tugas mata kuliah Aplikasi Komputer  untuk Bisnis dengan judul “Sistem Informasi Manajemen Minimarket” yang telah disajikan dari berbagai sumber.

      Tak lupa penyusun mengucapkan terima kasih kepada pengajar dan pihak lainnya yang telah membimbing dan memberikan kelancaran pada makalah ini.

      Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca. Walaupun makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Penyusun mohon untuk saran dan kritiknya. Terima kasih.

                                                                                Depok,     Desember 2010

                  

                                                       Penyusun

                                                       DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.......................................................................................3

BAB I     PENDAHULUAN                           

               1.1 Latar Belakang Permasalahan.........................................4

               1.2 Rumusan masalah...........................................................5

              1.3 Tujuan Penulisan.............................................................6

              1.4 Ruang lingkup masalah...................................................7

BAB II    LANDASAN TEORI

            2.1 sistem...............................................................................9

2.2 Sistem informasi..............................................................24

2.3 Sistem Informasi Manajemen (SIM)...............................27

2.4 Pengertian Mini Market...................................................30

BAB III  ANALISIS

3.1  Entity Diagram Mini Market..........................................31

3.3 Kelebihan dan Kekurangan SIM Koperasi Mahasiswa..32

3.4 Keberhasilan Sistem informasi.......................................32

BABIVANALISA SISTEM............................................................33

BAB V  PENUTUP

   A. Simpulan..........................................................................43

   B. Saran................................................................................43

DAFTAR PUSTAKA......................................................................44

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dunia infomasi pada saat ini mengalami perkembangan yang cukup pesat, terbuktinya dengan pengunaan berbagai sistem informasi untuk mempermudah  menangani permasalahan sehari-hari baik dalam dunia bisnis maupun dalam dunia kerja lainnya. Belakangan ini pengunaan sistem infomasi bukan hanya untuk kegiatan perkantoran dan usaha-usaha yang baru tetapi juga untuk usaha yang dahulunya tidak menggunakan sistem informasi. Salah satu usaha yang butuh penggunaan sistem informasi untuk mempermudah dalam usahanya adalah super market.

Easy market adalah salah satu super market yang menjalankan usahanya di sekitar stasiun Pondok Cina. Easy market ini telah menjalankan usahanya kurang lebih selama 3 tahun. Segala perkembangan telah dilakukan oleh super market ini mulai dari memperlengkap jenis barang yang dijual hingga memperbesar  luas gedung telah dilakukan untuk mendukung usahanya tersebut. Kurang lebih 6 bulan terakhir pihak easy market telah menggunakan sistem member pada usahanya. Banyak sekali tanggapan baik dari para pembeli karena kemudahan dari sistem tersebut.

Namun keironisan muncul pada super market ini, yaitu dalam menjalankan usahanya ini, pihak easy market masih menggunakan cara manual dalam pencatatan pembelian dan distribusinya. Dan karena terdapat sistem member pada easy market, banyak member yang mengeluh karena dalam pembayaran harus melihat daftar harga barang dan daftar pelanggan, yang membuat proses pembayaran menjadi lambat.

Setelah mengetahui permasalahan diatas maka diperlukan sebuah sistem informasi administrasi untuk easy market. Dengan demikian diharapkan super market ini dapat menjalankan usahanya dengan lebih efisien kedepannya.

1.2 Rumusan Permasalahan

            Manfaat sistem informasi yang begitu penting, memudahkan kami untuk bisa menggunakannya dalam mengatasi berbagai masalah yang dihadapi oleh perusahaan kami, ” Easy market “. Dengan menerapkan sistem informasi, diharapkan usaha super market kami dapat berjalan dengan baik. Berikut adalah beberapa permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan kami.

3        Masalah perincian laporan keuangan yang rumit bila tidak menggunakan sistem informasi akuntansi. Banyaknya pendapatan dan pengeluaran yang ada dapat dipermudah dengan penggunaan sistem informasi akuntansi.

4        Masalah pendataan dari banyaknya barang yang ada. Jadi, perlu membutuhkan suatu sistem yang dapat mendata semua barang agar lebih efektif dan efisien.

5        Masalah pembayaran. Sistem informasi digunakan untuk mengetahui berapa banyak barang yang dibayar dan terdistribusikan lalu mendatanya agar tidak terjadi kekeliruan.

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan dari pembuatan sistem pengolahan data barang yang terdapat di easy market ini adalah untuk membuat sistem/aplikasi sehingga memudahkan pembeli, melakukan pembuatan perangkat lunak program aplikasi pengolahan data barang dengan sistem yang terkomputerisasi, membantu menangani permasalahan pengolahan data barang khususnya proses pembelian dan pendataan yang ada secara terkomputerisasi, sehingga super market dapat melaksanakan transaksi jual-beli dengan cepat.  Dapat disimpulkan tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk merencanakan dan membuat suatu sistem informasi pendataan barang dagang yang berbasis komputer. Hal ini bertujuan untuk memudahkan sistem jual-beli barang baik untuk karyawan sebagai operator dan pelanggan sebagai pembeli.

        Tujuan yang hendak dicapai dalam pembuatan makalah ini adalah menghasilkan suatu perangkat lunak sistem informasi super market namun dalam hal ini berangkat dari dasar rancang bangun basis data yang didalamnya termasuk data pembeli, karyawan, dan barang yang nantinya diharapkan dapat membantu petugas administrasi super market dalam melaksanakan tugasnya termasuk didalamnya proses penginputan serta pengolahan data sehingga dapat terorganisir dan tersusun dengan baik, dan dapat diakses secara cepat, tepat, akurat, dan kapan saja data diperlukan. Namun dalam lingkup umumnya perancangan ini memfokuskan pada beberapa hal sebagai berikut :

1. mengetahui seberapa besar manfaat serta kemudahan-kemudahan yang didapat oleh seorang member/pelanggan dalam membeli barang.
2. mengetahui seberapa besar minat masyarakat untuk membeli barang-barang kebutuhan sehari-hari di easy market.
3. mengetahui seberapa besar  responsif masyarakat terhadap barang kebutuhan sehari-hari. Mengingat harga kebutuhan sehari-hari yang telah melonjak naik, super market menjadi salah satu alternatif masyarakat dalam memenuhi kebutuhan sehari-hari.

Sedangkan manfaat dari perancangan ini adalah tertuju langsung pada para pelanggan yang membeli barang kebutuhan sehari-hari di easy market, dan manfaat lainnya dari dilakukannya perancangan ini adalah:

1. Memberikan fasilitas-fasilitas super market (pusat penjualan) yang terbaik dari pihak penyedia (produsen) kepada masyarakat dalam hal ini pelanggan.
2. Memberikan berbagai kemudahan bagi para member/pelanggan untuk melakukan proses pembelian dan pembayaran barang di easy market, sehingga dapat meningkatkan minat seseorang untuk mendaftar menjadi seorang member yang nantinya akan membeli suatu barang yang dapat dilakukan dengan mudah dan memuaskan.

1.4 Ruang Lingkup Masalah

            Makalah yang penulis susun ini membahas tentang penggunaan system informasi yang terdapat di easy market. Yang menjadi sasaran atau lokasi pembelian barang-barang kebutuhan sehari-hari di daerah Pondok Cina, Depok adalah easy market. Di daerah Pondok Cina ini, terdapat berbagai kalangan yang membutuhkan barang-barang kebutuhan sehari-hari terutama oleh mahasiswa yang ngekost. Dengan banyaknya kalangan mahasiswa kost-an ini, diperlukan suatu system yang berguna untuk mempermudah proses pembelian barang tersebut.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya.

A. Pendekatan Sistem pada Prosedurnya

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., prosedur merupakan urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

Definisi sistem menurut para ahli :

John Mc. Manama

Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.

J.C. Hinggin

Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.

L. James Havery

Sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

Cushing

            Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

C.W. Churchman

Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.

Edgar F. Huse dan James L. Bowdict

Sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.

Ludwig Von Bartalanfi

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu
antarrelasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

Anatol  Raporot

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

L. Ackof

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian yang saling tergantung antara yang satu dengan yang lainnya.

Robert G. Murdick

            Sistem adalah suatu kumpulan dari beberapa bagian / unsur yang bergabung untuk suatu tujuan bersama. Organisasi adalah sistem dan bagian-bagiannya (divisi, departeman, dan unit-unit, serta yang lainnya) adalah subsistem.

            Secara ringkas, sistem mengandung pengertian sebagai berikut :

1. sistem sosial disebut sistem organisasi,

2. sistem manjemen digunakan dalam praktiknya untuk menigkatkan organisasi dan subsistemnya,

3. sistem informasi manajemen, yang memberikan inforamasi untuk pembuatan keputusan, berkenaan dengan integrasi organisasi , melalui proses manajemen.

James A. O’Brien

            Sistem mengandung pengertian sebagai berikut :

a). sekelompok unsur yang saling berkaitan atau berhubungan untuk membentuk suatu kesatuan yang utuh;

b). sekelompok unsur yang saling bekerja sama umtuk menuju pada tujuan bersama dengan menerima masukan dan menghasilkan keluaran dalam sebuah proses perubahan yang dikoordinasi;

c).suatu penyusuan metode atau cara, tata cara, atau teknik yang disatukan melalui hubungan yang diatur untuk membentuk kesatuan yang utuh;

d). sekumpulan orang, ,mesin, atau metode yang diperlukan untuk mencapai susunan fungsi yang khusus.

Syarat-syarat suatu sistem :

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.

2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

B. Pendekatan Sistem pada Elemen atau Komponennya

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu.

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

Apa itu subsistem ?

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem. Ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar, dan seterusnya.

Apa itu supersistem ?

Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar yaitu pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.

Dari definisi dan penjelasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah, kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan.  

Mobil terdiri dari bagian-bagian sistem yang berinteraksi / kerjasama untuk tujuan mobil tersebut bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah yang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem, kemudian bersatu membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan. Keluarga itu sendiri merupakan subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT). RT merupakan subsistem dari Rukun Warga (RW). RW subsistem dari suatu kelurahan. Kelurahan merupakan  subsistem dari suatu kecamatan, dan demikian seterusnya.

C. Komponen Sistem

Komponen suatu sistem terdiri dari sejumlah elemen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan / berfungsi sebagaimana mestinya, tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

Jogiyanto dalam bukunya Analisis dan Design Sistem Informasi mengatakan bahwa suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components) sebagai berikut :

Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah masukan perawatan yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan

masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah tujuan lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah sasaran yang lebih tepat.

D. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.

Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

buatan manusia (human made system)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah

sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin yang disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem

terbuka (open system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada

hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya merupakan sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan, contohnya, mendapatkan input-nya dari perusahaan listrik dan menyediakan panas / dinginnya bagi ruangan yang ditempatinya. Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya, sistem tertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat.

E. Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang

lama yang dapat berupa ketidakberesan

Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin, kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin, tidak efisiennya operasi, tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan, dan pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, dan perubahan prinsip akuntansi yang baru.

Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yangdibutuhkan manajemen.

b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)

Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen.

Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.

c. Adanya instruksi-instruksi (directives)

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.

2.2 Sistem Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah, dan mengomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Berikut beragam definisi sistem informasi :

Turban, McLean, dan Wetherbe

Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

 Bodnar dan HopWood

Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.

James A. O’Brien

            Sistem informasi adalah sebuah perpaduan / gabungan orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber-sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi pada sebuah organisasi.

Bagian yang penting dari pekerjaan pribadi sesorang adalah mencatat, mencari, dan menyerap informasi. Sebanyak lebih kuran 80 persen waktu pencatatan seorang eksekutif bisa dihabiskan saat pemrosesan dan penyampaian informasi kepada orang lain. Komputer telah menjadi sebuah bagian yang penting dari susunan pengolahan informasi karena kuatnya pengaruh teknologi dan isi dari data yang akan diproses dan disampaikan.

Alter

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan.

Sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (computer based information system atau CBIS), tetapi dalam prakteknya sistem informasi lebih sering dikait-kaitkan dengan komputer. Sedangkan sistem informasi yang tidak menggunakan komputer disebut dengan sistem informasi yang tidak berbasis komputer (non-computer based information system atau non-CBIS).

2.3 Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan pengolahan transaksi yang sangat berguna untuk kepentingan organisasi, juga banyak memberikan dukunagn informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Definisi SIM menurut para ahli :

Wilkinson

            Suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia, komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

George M. Scott

            Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menydiakan informasi untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.

Raymond McLeod Jr

            Sistem informasi manajemen adalah sebagai sebuah sistem yang sudah terkomputerisasi (sudah menggunakan komputer) yang membuat informasi yang berguna untuk pemakainya dengan keperluan yang sama. Pemakai biasanya mengubah suatu kesatuan organisasi yang formal, yaitu perusahaan atau subbagian cabang. Informasi tersebut menggambarkan perusahaan ataupun salah satu sistem utamanya pada keadaan apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang, dan apa yang akan terjadi di masa yang akan datang. Keluaran informasi digunakan oleh para manajer ataupun bukan para manajer saat membuat keputusan dalam memecahkan masalah.

Gordon B. Davis

            SIM adalah sebuah kesatuan, sistem mesin penggua yang terintegrasi dalam memberikan informasi untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pembuatan keputusan dalam suatu organisasi. Sistem yang dimaksud adalah sistem yang menggunakan perangkat keras dan perangkatlunak komputer, prosedur manual, model yang digunakan untuk menganalisis, merencanakan, mengandalikan, dan membuat keputusan serta sebuah basis data.

            Sistem informasi manajemen secara umum dapat dikatakan sebagai sebuah sistem manusia dan mesin yang terintegrasi dalam menyediakan informasi guna mendukung fungsi operasi maanajemen dan pembuatan alternatif tindakan dalam organisasi sistem tersebut. Dalam operasinya, sistem informasi manajemen menggunakan peragkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, model manajemen, dan keputusan sebuah terminal data. Sistem informasi manajemen sebagai suatu kumpulan manusia dan sumber modal di dalam suatu organisasi bertanggung jawab untuk pengumpulan dan pengolahan data sewaktu menghasilkan informasi yang berguna untuk setiap hierarki manajemen dalam perencanaan dan pengendalian kegiatan-kegiatan organisasi.

            Tujuan utama sistem informasi manajemen ialah membantu proses manajemen pada suatu organisasi. Manajemen meliputi seluruh hierarki kepengurusan dalam suatu organisasi, dimulai dari hierarki manajemen puncak yang bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan organisasi secara keseluruhan hingga pada hierarki manajemen bawah yang hanya bertanggungjawab atas operasi sehari-hari dari departemen tertentu saja.

Publik / masyarakat umum mengakui bahwa fungsi utama manajemen adalah perencanaan dan pengendalian. Perencanaan meliputi kegagalan-kegagalan, seperti : merumuskan tujuan, menentukan kebijakan, pemilihan manajer tingkat bawah, penentuan pengeluaran modal, dan penentuan alternatif tindakan mengenai produk dan informasinya. Sedangkan, pengendalian menyangkut : implementasi / penerapan kenijakan, penilaian, pelaksanaan pekerjaan bawahan, dan pengambilan tindakan untuk perbaikan atas pelaksananaan pekerjaan-pekerjaan yang berada di bawah standar yang telah ditetapkan atau apabila adanya deviasi.

Dengan pengoperasian fungsi utama tersebut, manajemen informasi memegang peranan yang sangat dominan dalam penentuan efektivitas pelaksanaannya.

            Seringkali kita melihat bahwa sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem pengelolaan informasi yang terintegrasi, yang berarti bahwa sistem tersebut bukannya berdiri sendiri dan yang berstruktur monolitis / tunggal, tetapi bagian-bagian sistem tersebut masuk ke dalam sebuah bentuk keseluruhan sistem yang saling bekerjasama. Jadi, bila dikatakan sebuah sistem itu tidak ada kaitannya dengan hal lain maka hal itu tidaklah benar. Misalkan, tubuh kita. Jikalau mulut kita sakit, seluruh anggota tubuh lainnya tidak dapat mersakan nikmatnya makanan ataupun minuman yang masuk kedalam tubh kita. Begitupun bila suatu perusahaan terlibat suatu masalah (utang, kredit, macet, dan lain-lain), maka mustahil pimpinannya tidak mengetahui  / tidak terlibat pada apa yang terjadi di dalam perusahaannya.

2.4 Pengertian MiniMarket

            Mini market adalah gerai modern untuk berbelanja. Selain konsumen mendapatkan kenyamanan berbelanja, pelayanan yang prima, juga harga barang terkesan murah.

BAB III

GAMBARAN UMUM

3.1   Easy Market

Penggunaan sistem acces dalam sitem administrasi easy market dikarenakan untuk mempermudah dalam proses memasukan data dan mengolah data jual beli. Selain untuk untuk mengolah data jual beli juga dapat dipergunakan untuk mengetahui laporan keuangan di easy market.

3.2  Entity Diagram Mini Market

3.3  Kelebihan dan Kekurangan SIM Easy Market

Dengan adanya pengenalan Sistem Informasi Manajemen seperti data base sudah pasti sangat membantu bagi usaha mini market terutama dalam mengolah data. Namun disamping adanya kelebihan juga ada kekurangan dari data base acces ini. Berikut adalah kekurangan dan kelebihan Sistem Informasi Manajemen bagi mini market.

Dengan adanya data base dalam Sistem Informasi Manajemen mini market terdapat berbagai manfaat, yaitu mempermudah dalam pengolahan data, pencarian data, mengklasifikasikan data, dengan menggunakan database dapat menampung lebih banyak data karena sistemnya yang terkomputerisasi dan membuat data lebih rapih.

Selain adanya kelebihan dan kemudahan dalam penggunaan database, ada juga kelemahan yang terdapat dalam penggunaan database. Karena tidak semua orang mempunyai kemampuan untuk mengoperasikan komputer atau pun pengoperasian database sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang dapat mengolah data dari database dan hasilnya pun tergantung pada kondisi komputer.

BAB IV

ANALISA SISTEM

4.1 Model Relational

              Dari gambar ERD yang sudah kami berikan di BAB III terdapat hubungan antara entitas yang terjadi. Berikut adalah model relational nya:

Gambar 4.1 Gambar Model relasional database minimarket easy

4.2 Tabel

        Database ini terdiri dari beberapa tabel yang berkaitan. Dalam sistem ini ada sembilan tabel, yaitu: tabel, tabel, tabel, tabel, tabel, tabel, tabel, tabel, tabel. Berikut adalah salah satu contoh bentuk tabel, dalam hal ini kami akan menunjukan tabel sebagai contoh:

4.2 Query

         Selain adanya tabel yang saling berhubungan, ada juga Query yang berfungsi memudahkan kita untuk menampilkan informasi tertentu. Cara membuat Query adalah aktifkan menu Queries, klik menu New, pilih Design View, klik Ok. Atau dengan klik dobel pada menu Create query in Design View. Setelah itu akan tampil dialog Show Tabel, dan kita tinggal memilih tabel mana yang akan kita jadikan sumber. Didalam Query kita dapat menampilkan atau menyembunyikan field-field tertentu. Kita juga dapat memasukkan kriteria dari suatu data yang kita butuhkan. Didalam Query kita dapat membuat total Query dan crosstab.

      Berikut adalah tampilan Query:

4.3 Form

       Form atau formulir berfungsi untuk memasukan data, memperbaiki, menampilkan data atau seluruh record, kita pun bisa mendesign sedemikian rupa agar form itu menarik kemudian kita mencetaknya. Kita dapat menggunakan Tabel maupun Query sebagai sumber data.

       Berikut ini adalah cara pembuatan form melalui Design View.

1.     Aktifkan access

2.     Buka file yang akan kita buat form

3.     Klik Form pada kolom objects

4.     Klik menu New

5.     Pilih Design View

6.     Pilih data yang akan menjadi sumber pada kotak “choose the table or…..”

7.     Maka akan tampil jendela form untuk kita design, disini kita dapat membuat design sesuai keinginan dengan bantuan Toolbox.

Dalam sistem informasi minimarket ini terdapat form menu utama yang dapat membuka berbagai data/form.

Jika kita klik Data pada Menu Utama maka secara otomatis akan tampil Form data seperti dibawah ini:

Begitu seterusnya jika kita klik data maka secara otomatis akan tampil form. Dalam makalah ini akan kami tunjukan form apa saja yang terdapat dalam sistem informasi ini. Dibawah ini adalah form

Form Pembelian

Selain dapat melihat data-data, kita juga dapat melihat laporan dengan mengklik Lihat laporan, maka akan tertampil laporan seperti gambar berikut:

Setelah melihat-lihat berbagai isi dari sistem ini kita juga bisa menutup semua aplikasi dengan klik tombol Tutup Aplikasi pada menu utama, maka secara otomatis aplikasi yang sedang kita buka akan tertutup.

                                         BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

  Berdasarkan uraian pada bab-bab di atas, mengenai penyajian sistem transaksi penjualan barang minimarket, penyusun  berusaha memberikan alternatif bagi minimarket dalam mengelola data berbagai kegiatannya.

        Adapun kesimpulan dari penyusunan makalah ini  adalah sebagai berikut.

Dengan diadakannya tahap sosialisasi diharapkan karyawan pada bagian penjualan mampu menerapkan aplikasi sistem informasi secara efektif untuk kepentingan swalayan

dan sekaligus menutup kelemahan-kelemahan yang selama ini masih menjadi kendala yaitu proses pencarian data barang secara manual dengan menggunakan pembukuan sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama.

  Dari pembahasan di atas dapat kita simpulkan bahwa keberadaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan hal yang penting dan  sebagai penunjang usaha atau bisnis yang telah dimanfaatkan oleh mini market , sistem tersebut telah memberikan kenyamanan terhadap pembeli, mempermudah kasir dalam memberikan informasi kepada pembeli maupun memberikan laporan penjualan kepada pemilik. Setiap transaksi penjualan yang dilakukan oleh minimarket tersebut dapat tercatat dengan baik dan teratur.

Saran

Hendaknya dalam pengoperasian aplikasi ini membutuhkan orang yang mempunyai kemampuan di bidang komputer agar dapat menjalankan sistem yang ada dengan sistem

komputerisasi,  penerapan program sistem informasi dapat diawali dengan tahap sosialisasi program kepada karyawan pada bagian penjualan. Tahap sosialisasi tersebut meliputi pengenalan cara pemakaian aplikasi program dan mengoptimalkan pemanfaatan komputer guna menangani proses pengolahan data transaksi  berbagai kegiatan yang ada di sana.

Daftar Pustaka

Tim penyusun. 2008.Modul Aplikasi Komputer Untuk Bisnis Mcrosoft Acces (Tingkat Dasar) Depok

Lumban, Jimmy.2008. Sistem Informasi Management: Pemahaman dan Aplikasi,Grasindo. Jakarta